紙本資料的特點是佔空間、重量沉重,在寸土寸金的台灣社會保存成本太高。
且時間一旦長了、久了,容易有泛黃、遺失、甚至受到天災(水災、地震)的侵襲以致破損、遺失。
調閱紙本資料更是對承辦人員的體力記憶力的一大考驗。,
對於學校的學籍成績表是需要永久保存的,早期未電腦化前的純紙本資料再不e化恐怕很快就面臨飛灰煙滅危險
電腦化以後的資料雖然可以存在資料庫中,但是不同的年代使用的電腦系統可能不一樣也會造成管理及調閱的不同調
統一電腦化以前、以後的單管理系統仍是各學校應深思熟慮的地方。
醫院的病歷表有醫療法規定的保存年限,舊的紙本資料佔用空間,新的電子病歷無法完全涵蓋單張病歷,如何有效的快速掃瞄單張病歷是另個課題。
公文是公家機關的最重要文書。檔案法明文規定保存年限以及機密等級。對於電子公文執行前需要永久保存的紙本公文當然要掃瞄建檔
,但是電子公文之外的民眾投遞的公文仍需作保存。
我們可以幫您整合眾多格式,有效管理多樣的文件資料影像化的文件資料,
無須擔心被隨意篡改,多樣化的權限管理,可以多人多工同步進行有20幾年的專業品質,
更有多樣化的版本提供客戶需求,更有專業的研發團隊,可為您的單位量身訂做所需功能
影像化的資料能夠直接以原稿原貌的方式呈現不用擔心遭到有心人士的篡改,
直接觀察到影像也可以做到快速確認調閱的成果經過多方評估後,
影像化的收納方式,能夠迅速確認正確與否
有二種方法:
(1)使用雙面掃描器來達成。
(2)若為單面掃描器時,則先掃描正面後再掃描背面,
再運用系統中的162534功能進行自動排序。
為使資料確實達到永久保存的效果,我們建議將資料燒入CD片中保存,為最佳的儲存方式。
目前DVD片很普及,也可以燒錄成DVD,容量更大。
不可以。
有的,系統可將索引檔轉出成 .TXT檔或 .xls檔,也可將匯出的資料作清單。
可以使用專門掃瞄微縮片的掃描機掃瞄成影像即可。
因為光碟片就像磁碟片,在資料的複製,搬移等等是一樣的容易,
故未來光碟系統若將要被汰換成更新的儲存設備時,資料在移轉上是很容易的。
壽命依廠商製造保存年限,會建議每過一段時間便將光碟片做複製,
以防止老化造成光碟片無法讀取的問題。
叫出影像時,若目前光碟片並非正確之檔案儲放片時,系統會提示您需更換光碟片,
如果片數多,而需頻頻換片,可考慮用光碟櫃。
有的,大約為一張畢業學籍卡再加上照片的厚度。
不需要的,因為此一系統是將掃描後所有資料存放於文件籃內(此文件籃可設為硬碟),
待日後將資料取出建立 INDEX後,才將文件資料寫入資料庫內,亦可直接歸檔