早期的資料處理大多以人工管理檔案 ，儲存佔空間、泛黃、發霉、潮濕、破損、蟲蛀、火災、遺失、歸錯檔等問題層出不窮。轉製電子化資料管理不僅可避免上述問題，需要調閱資料時透過管理系統只要短短數秒即可快速調到所需資料。 以電子化資料管理已然是不可避免的趨勢 。

民眾投遞到公家機關的文書也是公文的一環，在電子公文之外也必需含入此最後一哩路。